Due imprenditori collaborano da cinque anni. Uno fornisce componenti, l'altro li assembla e rivende. Le condizioni? Concordate a voce, la prima volta, davanti a un caffè. Da allora gli ordini arrivano via email, i pagamenti seguono a 60 giorni, nessuno ha mai sentito il bisogno di mettere nulla per iscritto. Funziona, si fidano, perché complicare le cose?
Poi qualcosa cambia. Un ritardo nella consegna provoca un fermo produzione. Il committente chiede un risarcimento. Il fornitore risponde che non era previsto alcun termine tassativo. Il committente sostiene il contrario. Non esiste un documento che dia ragione a nessuno dei due. A quel punto la fiducia è già finita, e quello che resta è un contenzioso in cui entrambi dovranno ricostruire davanti a un giudice un accordo che non hanno mai scritto.
Questo scenario non è un'eccezione. È la normalità in una fetta significativa delle PMI italiane.
Il contratto verbale è valido. Il problema è un altro.
Il codice civile italiano non richiede la forma scritta come regola generale per la validità dei contratti. L'articolo 1325 elenca i requisiti essenziali — accordo delle parti, causa, oggetto e forma quando prescritta dalla legge — e la forma scritta è obbligatoria solo in casi specifici. Questo significa che un accordo concluso a voce, davanti a testimoni o anche solo per comportamento concludente, è perfettamente valido e produce effetti giuridici.
Il problema non è la validità. È la prova.
Quando nasce una controversia su un contratto verbale, la parte che afferma l'esistenza di determinate condizioni deve dimostrarle. E qui interviene l'articolo 2721 del codice civile, che pone un limite importante: la prova per testimoni di un contratto non è ammessa quando il valore dell'oggetto supera una certa soglia, salvo che il giudice ritenga di ammetterla in base alle circostanze. In pratica, per importi significativi — quelli tipici dei rapporti B2B — dimostrare cosa è stato concordato diventa estremamente difficile.
Le email scambiate nel corso degli anni possono aiutare, ma raramente contengono l'intero quadro dell'accordo. Un ordine di acquisto non è un contratto. Una fattura pagata senza contestazioni non prova che le condizioni fossero quelle e non altre.
Cosa succede quando non c'è nulla di scritto
In assenza di un contratto scritto, il rapporto tra le parti viene regolato dalle norme suppletive del codice civile. "Suppletive" significa che si applicano quando le parti non hanno disposto diversamente. Il problema è che queste norme quasi mai corrispondono a ciò che le parti avevano effettivamente concordato o dato per scontato.
Alcuni esempi concreti. Se non è stato pattuito un termine di consegna, il codice prevede che la prestazione possa essere esigita immediatamente. Se il vostro fornitore vi ha sempre consegnato in 30 giorni per prassi, ma non c'è scritto da nessuna parte, quel termine non è giuridicamente vincolante. Può decidere di consegnare in 60 e non state violando nulla.
Se non è stato pattuito un termine di pagamento, si applica la disciplina del D.Lgs. 231/2002: 30 giorni dalla fattura, con interessi moratori automatici. Se pagavate a 90 per consuetudine, il fornitore potrebbe un giorno contestarvi il ritardo e chiedere gli interessi arretrati.
Se non è stato definito il recesso, per i rapporti a tempo indeterminato il codice riconosce a entrambe le parti il diritto di recedere con un preavviso congruo. Ma "congruo" è un concetto che si determina caso per caso, e spesso finisce per essere deciso dal giudice.
Il risultato è una situazione in cui entrambe le parti credono di avere ragione, perché entrambe fanno riferimento a un accordo che esiste solo nella propria memoria.
I tre rischi concreti
Il primo rischio è la contestazione sulle condizioni economiche. Il prezzo era quello? Lo sconto era incluso? Le spese di trasporto erano a carico di chi? Senza un documento, ogni elemento economico del rapporto è potenzialmente contestabile. E nei rapporti di durata, dove le condizioni evolvono nel tempo, la memoria delle parti diverge inevitabilmente.
Il secondo rischio è l'impossibilità di far valere i propri diritti. Se avevate concordato verbalmente una penale per ritardo nella consegna, buona fortuna a farla valere senza un documento firmato. Se avevate concordato un'esclusiva territoriale, ma non c'è traccia scritta, il fornitore può vendere al vostro concorrente e non potete farci nulla. Il diritto che non si può provare, in pratica, non esiste.
Il terzo rischio è l'esposizione in caso di inadempimento. Quando una delle due parti non adempie — consegna merce difettosa, paga in ritardo, interrompe il rapporto — l'altra deve decidere se agire. Ma agire senza un contratto scritto significa entrare in un contenzioso in cui il giudice dovrà ricostruire l'accordo sulla base di indizi: email, fatture, testimoni, comportamenti concludenti. È un processo lungo, costoso e dall'esito incerto.
Quando il contratto scritto è obbligatorio
Ci sono rapporti commerciali in cui il legislatore ha deciso che la stretta di mano non basta. La forma scritta è richiesta a pena di nullità in diversi contratti tipici del mondo imprenditoriale.
Il contratto di subfornitura, disciplinato dalla Legge 192/1998, deve essere stipulato in forma scritta. In assenza, il subfornitore può comunque agire per ottenere il pagamento delle prestazioni eseguite, ma il committente perde la possibilità di far valere le condizioni che riteneva concordate.
Il contratto di agenzia richiede la forma scritta affinché ciascuna parte possa provarne il contenuto in giudizio. L'agente senza contratto scritto rischia di non poter dimostrare la misura delle provvigioni, l'estensione della zona o la durata del preavviso.
Il contratto di franchising, ai sensi della Legge 129/2004, deve essere redatto per iscritto e contenere una serie di elementi essenziali specificamente elencati dalla legge. Un franchising senza contratto scritto è nullo.
Anche al di fuori di questi casi, esistono rapporti in cui la forma scritta, pur non essendo obbligatoria per legge, è talmente consigliabile da diventare nella pratica indispensabile: appalti, forniture continuative, distribuzione, licenze d'uso di software, contratti di manutenzione.
Il contratto scritto non è burocrazia
C'è una resistenza culturale, diffusa soprattutto tra i piccoli imprenditori, verso il contratto scritto. Viene percepito come un atto di sfiducia nei confronti della controparte, una formalità inutile che rallenta i tempi e complica i rapporti. "Abbiamo sempre fatto così" è la giustificazione più frequente.
Ma il contratto scritto non è un atto di sfiducia. È la memoria dell'accordo. Serve quando le persone cambiano, quando i referenti aziendali ruotano, quando il titolare va in pensione e subentra qualcun altro, quando il mercato cambia e le condizioni che andavano bene tre anni fa non vanno più bene oggi.
Un contratto chiaro e ben scritto non irrigidisce il rapporto: lo rende più trasparente. Definisce cosa ciascuna parte si aspetta dall'altra, cosa succede se qualcosa va storto e come si esce dall'accordo se non funziona più. Paradossalmente, è proprio nei rapporti di fiducia che il contratto scritto è più utile: perché protegge quella fiducia dal deterioramento che il tempo e le circostanze inevitabilmente producono.
Un consiglio pratico: non serve un documento di trenta pagine. Per molti rapporti tra PMI è sufficiente un accordo di due o tre pagine che fissi gli elementi essenziali — oggetto, prezzo, termini, responsabilità, recesso. Il costo di redigerlo è irrisorio rispetto al costo di un contenzioso. E il momento migliore per scriverlo è adesso, mentre il rapporto funziona e la buona volontà è reciproca. Quando il rapporto si deteriora, è già troppo tardi.
Articolo a cura di Giuseppe S. Grasso — Avvocato, Foro di Catania. Si occupa prevalentemente di contrattualistica d'impresa e consulenza aziendale. ✉ giuseppegrasso@grassostudiolegale.it — ☎ +39 392 9214832
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